Процессы бюджетирования используются на любом предприятии для оптимизации расходов, путем анализа всех рабочих процессов. В каждой компании, включая ИТ консалтинг Казахстан, бюджетирование является одной из главных сфер, поэтому, чтобы правильно планировать бюджет и увеличивать доход предприятия, стоит использовать специальное ПО.
Зачем нужна система бюджетирования?
Автоматизация представляет собой комплекс программ, которые используются для планирования финансовой деятельности компании. В программе между собой связаны: производство, инвестиции, продажи и закупки. Вы можете планировать затраты по каждому направлению и сравнить их с реальными данными.
Система бюджетирования позволяет:
сформировать бюджеты на разные цели, определить лимит по расходам и контролировать исполнение затрат;
анализировать расходы и доходы в проектах;
проводить план-фактный анализ затрат;
использовать универсальную классификацию по характеру, чтобы анализировать затраты компании, сопоставляя бюджеты подразделений;
распределять работу с бюджетными средствами;
утверждать бюджеты и передавать права на них права соответствующим сотрудникам.
Если вы заметили отклонение по срокам или начальной сумме по бюджету, можно использовать программу для подготовки новой версии бюджета. Изначальные данные сохраняются в ПО cognos erp, чтобы вы имели возможность анализировать динамику. С помощью системы можно планировать расходы по времени, а также автоматизировать подачу и исполнение заявок на оплату.
Возможности автоматизированной системы бюджетирования
С помощью системы бюджетирования можно прогнозировать расходы финансово-хозяйственной деятельности, выявлять слабые места в управлении и своевременно на них реагировать, а также просчитывать экономические последствия решений. Используя MS CRM, вы получаете возможность через одну программу координировать работу всех подразделений компании для достижения главных целей. С помощью правильно подобранной системы управления можно повысить производительность бизнеса и узнавать об отклонении от плана в тот же момент.
Как происходит автоматизация бюджетирования?
Внедрение ERP системы занимает от 3 месяцев до года, в зависимости от вида деятельности компании, ее истории, количества сотрудников и прочего. Для начала нужно провести аудит текущих бизнес-процессов, чтобы получить актуальную информацию о состоянии системы бюджетирования. Масштабное исследование позволяет определить уязвимые места в текущей деятельности и подобрать пути для их корректтировки, чтобы вы наглядно могли увидеть какие улучшения ждут компанию после внедрения автоматизации.
На следующем этапе нужно согласовать дальнейшие действия по развитию модели бюджетирования, а также подобрать систему управления. Это может быть система складского учета, 1С, CRM microsoft dynamics и другие.
После определения конкретных действий нужно разработать план и подготовить альбом бюджетных форм, где будут фиксироваться результаты после каждого нового этапа. Остается настроить бюджет в программе управления, чтобы план был не только на бумаге, но и в виде экранных форм в системе. После настройки остается обучить сотрудников работать с новой системой.
Популярные системы для автоматизации
Компания самостоятельно выбирает программное обеспечение для автоматизации бюджетирования, при этом нужно учитывать несколько факторов. Для начала необходимо пообщаться с сотрудниками, узнать насколько они готовы к нововведениям, донести коллегам информацию о том, что новая система должна только упростить работу и сократить время на ее выполнение.
Выбирать ПО нужно на этапе проектирования, когда вы уже знаете какие функции понадобятся для работы. Если ваша деятельность может менять направления, стоит выбирать гибкую программу. По каким критериям нужно выбирать программное обеспечение для предприятия:
любые виды бюджета;
наличие общей платежной системы;
анализ компании и ее деятельности;
контроль над всеми расходами;
учет сроков выполнения работ.
Стоит обратиться за помощью в консалтинговое агентство, чтобы специалист контролировал все этапы внедрения автоматизации, а также занимался обучением сотрудников. При необходимости штаб может быть сокращен или расширен, также автоматизация позволяет добавлять отдельные удаленные места для работы.